УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора
МБОУ «СШ №1 им. М. Губанова»
от 16.02.2023 года № 156

Положение
о порядке ведения личных дел работников МБОУ «СШ №1
им. М. Губанова»
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников организации,
осуществляющей образовательную деятельность, разработано в соответствии с
Федеральным законом № 273-ФЗ от 29.12.2012 «Об образовании в Российской Федерации»
с изменениями на 29 декабря 2022 года, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152 «О
персональных данных» с изменениями на 14 июля 2022 года, Указом Президента от
30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного
служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», Трудовым Кодексом
Российской Федерации, Коллективным договором, Уставом организации, осуществляющей
образовательную
деятельность.
1.2. Данное Положение определяет порядок ведения личных дел педагогов и иных
сотрудников и работников школы, определяет порядок формирования, учета и хранения,
выдачи личных дел во временное пользование, а также ответственность, права работников
и
директора
образовательной
организации.
1.3. Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для
всех
категорий
педагогических
и
других
сотрудников
школы.
1.4. Ведение личных дел педагогов и сотрудников школы возлагается на специалиста по
кадрам
организации,
осуществляющей
образовательную
деятельность.
1.5. Личное дело – основной документ персонального учета, содержащий наиболее полные
сведения о работнике образовательной организации и его трудовой деятельности. В личное
дело вносятся сведения, связанные с поступлением на работу и увольнением.
1.6. Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к конфиденциальной информации,
имеют
ограниченный
доступ
и
разглашению
не
подлежат.
1.7. Личное дело ведется в течение всего периода работы работника.
1.8. Ведение нескольких личных дел одного работника образовательной организации не
допускается.
2. Порядок формирования личных дел сотрудников
2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации производится непосредственно после приема в общеобразовательную
организацию или перевода педагогов и сотрудников из другой образовательной
организации.
2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников
организации, осуществляющей образовательную деятельность, вкладываются следующие

документы:
Для педагогов:
 заявление о приеме на работу;
 заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
 справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования,
выданного соответствующим органом правопорядка;
 автобиография;
 копии документов о квалификации или наличие специальных знаний (при наличии);
 копии аттестационных листов (при наличии);
 копии документов о награждении (при наличии);
 характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
 приказ о приеме на работу;
 приказ о переводе на иную должность (при наличии);
 трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к
трудовому договору);
 .
Для работников:
 заявление о приеме на работу;
 заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
 справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования,
выданного соответствующим органом правопорядка;
 автобиография;
 копии документов об образовании;
 копии документов о награждении (при наличии);
 характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
 приказ о приеме на работу;
 приказ о переводе на иную должность (при наличии);
 трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к
трудовому договору);
Работодатель оформляет:
 трудовой договор в двух экземплярах;
 приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
 личную карточку № Т-2;
Работодатель знакомит:
 с нормативно-правовыми документами школы (Уставом, Коллективным договором,
Правилами трудового распорядка и др. локальными актами);
 с должностной инструкцией;
 проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по
противопожарной безопасности.
2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:

присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел (приложение № 1);
 проставление на обложке личного дела (приложение № 2) следующих реквизитов: индекс
дела (в соответствии с номенклатурой дел общеобразовательной организации; полное
наименование общеобразовательной организации; номер личного дела; фамилия имя
отчество работника в именительном падеже; даты – год начала и год окончания ведения
дела; количество листов; срок хранения;
помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом
порядке:
внутренняя
опись
документов
дела
(приложение
№
3);
личный
листок
по
учету
кадров
(приложения
№
6);
заявление
о
приеме
на
работу;
приказ
о
приеме
на
работу;
трудовой
договор;
- договор о полной материальной ответственности (если работник – материально
ответственное
лицо);
характеристики
и
рекомендательные
письма;
согласие
на
обработку
персональных
данных.
2.5. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.
2.6. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников
общеобразовательной организации и удобства в обращении с ним при формировании
документы помещаются в отдельную папку. При увольнении работника прошиваются
нитками
и
сдаются
в
архив.
2.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения
о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах
включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по
какой
причине.
2.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы
внутренней
описи
нумеруются
отдельно.
2.9. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется
итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее
документов и количество листов дела.


3.

Порядок

ведения

личных

дел

педагогов

и

сотрудников

организации,

осуществляющей образовательную деятельность
3.1. Личное дело педагогов и сотрудников общеобразовательной организации ведется в
течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника в общеобразовательной
организации.
3.2. Дальнейшее ведение личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации предусматривает помещение в дело документов, образующихся в процессе
рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:


дополнение к личному листку по учету кадров;

дополнительные соглашения к трудовому договору;
 копии приказов по личному составу, которые касаются педагогов и сотрудников
общеобразовательной организации;
 отзывы должностных лиц о педагоге и сотруднике общеобразовательной организации;
 копии документов о повышении квалификации;
 копии сертификатов, грамот;
 лист – заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);
 иные документы.
3.3. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в
общеобразовательной организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за
отчетным)
производится
проверка
их
наличия
и
состояния.
3.4. Ежегодную проверку состояния личных дел на предмет сохранности включенных в
него документов проводит специально созданная комиссия. О проведенных проверках
делается отметка в листе о результатах ежегодной проверки состояния и наличия личного
дела (приложение № 5) и составляется акт. Результаты проверки личных дел в обязательном
порядке доводятся до директора общеобразовательной организации.


4. Порядок учёта и хранения личных дел педагогов и сотрудников организации,
осуществляющей образовательную деятельность
4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников организации, осуществляющей
образовательную деятельность, организуются с целью быстрого и безошибочного поиска
личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности
сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела сотрудников хранятся в сейфе общеобразовательной организации.
4.3.
Трудовые
и
медицинские
книжки
хранятся
отдельно
в
сейфе.
4.4. Доступ к личным делам педагогов и сотрудников общеобразовательной организации
имеют только секретарь, специалист по кадрам, директор общеобразовательной
организации либо заместители директора при исполнении обязанностей директора
общеобразовательной
организации.
4.5. Систематизация личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации
производится
в
алфавитном
порядке.
4.6. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, имеющих
государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а
остальных сотрудников – 75 лет с года увольнения работника (в соответствии с Перечнем
типовых управленческих документов).
5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное
пользование производится с разрешения директора общеобразовательной организации по
заявлению сотрудника организации, осуществляющей образовательную деятельность.
5.2. Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников

общеобразовательной организации производится в приемной директора. В конце рабочего
дня секретарь или специалист по кадрам обязана убедиться в том, что все личные дела,
выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли
необходимость
для
принятия
мер
к
их
возвращению
или
розыску.
5.3. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.
5.4. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения директора
общеобразовательной организации с оформлением соответствующей записи в графе
«Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между
листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты и
причин изъятия с подписью лица, выдавшего документ, и подписью лица, получившего его
во временное пользование.
6. Оформление личных дел перед сдачей в архив
6.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится специалистом по кадрам
общеобразовательной организации. Эта процедура включает:
подшивку (переплет) дела;
 уточнение нумерации листов дела;
 составление листа-заверителя (приложение № 8);
 составление (уточнение) внутренней описи;
 внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
6.2. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается
расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования
архивных документов в листе-заверителе делаются соответствующие отметки. Если дело
подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить на внутреннюю сторону обложки
дела.
6.3. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:


объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку
(объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов
(путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
 располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном
порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным
делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества
соответствующего уволенного педагога и сотрудника общеобразовательной
организации;
 снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением
фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены
соответствующие документы.
6.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их
в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно секретарем, специалистом
по кадрам проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче.


Выявленные при проверке недостатки устраняются секретарем, специалистом по кадрам.
Передача и прием производятся по описи с простановкой отметок о наличии личных дел.
6.5. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, законченные
делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года – 50
лет. Личные дела директора, главного бухгалтера общеобразовательной организации
имеют постоянный срок хранения.
7. Ответственность
7.1. Педагоги и сотрудники общеобразовательной организации обязаны своевременно
представлять секретарю или специалисту по кадрам сведения об изменении в персональных
данных,
включенных
в
состав
личного
дела.
7.2. Работодатель обеспечивает:



сохранность личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной организации;
конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников.
8. Права работодателя и работника
8.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах
педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, педагоги и сотрудники
общеобразовательной организации имеют право:

получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
 получить свободный доступ к своим персональным данным;
 получить копии документов, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные
данные.
 требовать исключения или исправления неверных и неполных персональных данных.
8.2. Работодатель имеет право:





обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации, в том числе и на электронных носителях;
запросить от педагогов и сотрудников общеобразовательной организации всю
необходимую информацию для ведения личных дел и обработки персональных данных.
9. Заключительные положения
9.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников является локальным
нормативным актом, принимается на Педагогическом совете школы и утверждается (либо
вводится в действие) приказом директора организации, осуществляющей образовательную
деятельность.
9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в
письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской
Федерации.
9.3. Положение о порядке ведения личных дел работников образовательной организации
принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Положению
принимаются в порядке, предусмотренном п.9.1. настоящего Положения.

9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и
разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.
Настоящее Положение вступает в силу с момента его подписания и действует
до момента принятия следующего.